چند راهکار موثر برای رسیدگی به چندین پروژه مهم!

چند راهکار موثر برای رسیدگی به چندین پروژه مهم!

چند راهکار موثر برای رسیدگی به چندین پروژه مهم! بسیاری از ما در مورد ترسیم تصویری از خود، نگرش آرامی داریم. بیشتر اوقات در محیط کارمان، وظایف بیشتری را برای انجام کارها بر عهده می گیریم. ممکن است به ما مسئولیت انجام کارهای نسبتا کوچک داده شود و در عین حال باید کارهای شخصی زیادی انجام دهیم.

مدیریت چندین پروژه به طور همزمان ممکن است گاهی سخت و خسته کننده باشد. باید برنامه ریزی خوبی داشته باشیم تا بتوانیم همزمان چندین پروژه را انجام دهیم. در این مقاله 10 راه حل برای مقابله همزمان با چندین پروژه مختلف ارائه می دهیم با مطالعه این استراتژی ها و به کارگیری آن ها می توانید پروژه های مختلف را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.

چند راهکار موثر برای رسیدگی به چندین پروژه مهم!

راه حل هایی برای رسیدگی و نظم دادن چندین پروژه به طور همزمان

پرداختن به چندین پروژه به طور همزمان نیاز به یک سری مهارت ها و ترفندها دارد که در زیر به آنها اشاره می شود:

1. وظایف را اولویت بندی کنید

اولویت های خود را بشناسید بدون این آگاهی مهم، ممکن است در طول روز با حداکثر سرعت خود کار کنید، اما همچنان احساس عقب افتادگی خواهید داشت و هیچ کاری را درست انجام نداده اید.

هر پروژه دارای اولویت های متفاوتی است و همچنین کارهایی که در درون آنها قرار دارد. شما باید بدانید که کدام یک واقعا مهم است و کدام یک در حال حاضر ضروری نیست.

اگر به صورت تیمی کار می کنید، از این طریق می توانید برنامه ریزی بهتری برای انجام وظایف محول شده و مهم داشته باشید.

بیشتر بخوانید” چند توصیه مهم برای مدیریت زمان در دوران دورکاری

2. تقسیم زمانی

این روزها اکثر مردم این واقعیت را می پذیرند که شما نمی توانید چندین کار را همزمان و با موفقیت انجام دهید اما باید به آنها گفت که با زمان بندی مناسب می توانید بهره وری خود را افزایش دهید و همزمان چندین پروژه را به خوبی اجرا کنید.

در واقع به این ترتیب خود را مجبور می کنید که برای کارهای مهم در طول روز وقت بگذارید و آنها را تمام کنید. به عنوان مثال می توانید زمان خود را به پاسخگویی به مشتری، بررسی یک پروژه مهم یا انجام کارهایی مانند پاسخ دادن به تماس های تلفنی یا بررسی فاکتورها تقسیم کنید و هر کار را به موقع انجام دهید.

از آنجایی که در این مدت مدام از یک فعالیت به فعالیت دیگر حرکت نمی‌کنید ذهن شما راحت‌تر در این فرآیند باقی می‌ماند و کارهای بیشتری انجام می‌دهید. فقط یادتان باشد به گروهی که با آنها کار می کنید بگویید اذیتتان نکنند و مدام وقتتان را نگیرند.

3. تمرکز

برای تمرکز چه کاری باید انجام دهید؟ اگر عاقلانه از زمان های تعیین شده خود استفاده کنید کارآمدتر خواهید بود. این بدان معناست که شما باید کاملاً بر روی فعالیت های اولویت بندی شده خود متمرکز بمانید.

به عنوان مثال خود را در فضای مجازی غوطه ور نکنید تا فقط ببینید چه خبر است. مراقب وظایف خود باشید و زمان بیشتری را صرف گشت و گذار در شبکه های اجتماعی کنید.

شما باید بدانید که چگونه روی چیزها تمرکز کنید. به عنوان مثال، برخی از افراد برای تمرکز به محیطی آرام نیاز دارند، اما برخی دیگر دوست دارند با صدای موسیقی کار کنند. برخی نیز هنگام کار به نور زیادی نیاز دارند (در غیر این صورت خواب آلود می شوند، چشمانشان خسته می شود و در نهایت نمی توانند کار خود را به خوبی انجام دهند).

بنابراین اگر شما از آن دسته افرادی هستید که به نور زیاد و محیطی آرام نیاز دارید، ممکن است کار در یک کافی شاپ شلوغ، پر سر و صدا و کم نور با بلندگوهایی که در سقف تعبیه شده است، کار درستی نباشد. این آرامش را بدست آورید آنچه برای انجام کار خود نیاز دارید.

افراد ویژگی های متفاوتی دارند بررسی کنید که چه چیزی برای شما بهتر است و آن را دنبال کنید.

4. بررسی منظم حجم کار

برنامه و مقدار کاری که باید انجام دهید را به طور منظم بررسی کنید و ببینید آیا می توانید از پس همه چیز برآیید یا خیر. لیست کارها یا برنامه و کارهای مهم خود را به دقت مرور کنید و همچنین مدت زمان انجام آنها را بررسی کنید.

در پایان هر هفته، همانطور که برنامه های پروژه خود را به روز می کنید، می توانید به راحتی حجم کاری خود را بررسی کنید. البته اگر بتوانید برنامه های کاری خود را با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مرور کنید، بسیار بهتر است.

5. کمک گرفتن از دیگران

آیا حجم کاری شما خیلی زیاد است؟ از دیگران کمک بگیرید! اگر یک گروه کاری دارید یا به همکاران قابل اعتمادی که مفید هستند دسترسی دارید، از آنها کمک بگیرید. البته، شما ممکن است فقط بتوانید بخش هایی از پروژه خود را به آنها اختصاص دهید، اما این کار باعث حذف این وظایف از لیست کارهای شما می شود.

به یاد داشته باشید که سپردن برخی از کارها به دیگران به این معنا نیست که شما باید به طور کامل از همه چیز مربوط به آن وظایف کنار بکشید. شما همچنان باید بر کار همکارتان نظارت داشته باشید تا مطمئن شوید که کار به بهترین شکل ممکن انجام شده و معیارهای لازم را دارد.

6. توجه به مراحل مختلف پروژه های کاری

این کار به راحتی با استفاده از نرم افزار مدیریت انجام می شود شما می توانید تمام بخش ها یا مراحل مهم کار خود و نتایج احتمالی آنها را در نظر بگیرید.

هفته های کاری خود را بررسی کنید و ببینید کدام پروژه ها فرصت ارائه دارند، یا پیش بینی کنید که کدام بخش از کار شما باعث دردسر و اضطراب و طولانی شدن شما می شود دانستن این مسائل و مشکلات احتمالی به شما کمک می کند تا در آینده برای آنها آمادگی بیشتری داشته باشید.

همچنین ممکن است بتوانید برخی از کارها را به تعویق بیندازید تا ساعات پرمشغله خود را آسان تر کنید یا ممکن است بتوانید برخی از کارها را زودتر از بقیه انجام دهید یا از کسی کمک بگیرید. به عنوان مثال، می توانید یک برنامه غذایی منظم در خانه تنظیم کنید تا در هنگام تصمیم گیری های مهم در محل کار، مجبور نباشید دائماً در مورد غذایی که در روز می خورید تصمیم بگیرید.

توجه: حتماً تاریخ های مهم تحویل هر شغل را در تقویم خود یادداشت کنید حتی می‌توانید بخش‌های مهم پروژه خود را در تقویم شخصی‌تان یادداشت کنید تا آن را طبق برنامه به درستی انجام دهید.

7. ارزیابی منظم پیشرفت کار

بیشتر اوقات بدون اینکه شما متوجه شوید همه چیز عقب می ماند! مراقب میزان زمانی که صرف هر فعالیت می کنید باشید از برنامه ردیابی زمان نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید یا از کارهایی که انجام می دهید یادداشت برداری کنید.

با این کار به سرعت متوجه می شوید که یک پروژه زمان زیادی از شما گرفته است و بقیه کار دست نخورده باقی می ماند. با حل این مشکل کار شما در مسیر پیشرفت قرار می گیرد.

اگر ابزار خوبی برای پیگیری زمان کار می شناسید، اطلاعات خود را از طریق قسمت نظرات با سایر خوانندگان به اشتراک بگذارید.

8. انعطاف پذیری

برخی از تاریخ های تحویل تغییر ناپذیر هستند و می دانید که مشتری تحت هیچ شرایطی به شما دستور نمی دهد که زمان را تغییر دهید. اما برای کارهای دیگر، دست شما کمی بازتر است. اگر بدانید هر یک از وظایف شما به کدام دسته تعلق دارد، وظایف شما راحت تر و با انعطاف بیشتری انجام می شود.

به عنوان مثال فرض کنید امروز قرار است روی پروژه ای کار کنید، اما یک کار فوری در پروژه دیگری دارید و باید آن را دنبال کنید. شما نمی توانید امروز برنامه کاری خود را طبق برنامه خود اجرا کنید، اما به دلیل انعطافی که در برنامه های خود دارید، مشکلی نخواهید داشت.

انعطاف پذیری می تواند به شما در مدیریت وظایف کمک کند. به همین ترتیب می توانید همزمان روی چندین پروژه کار کنید.

9. نظم و ترتیب

بدون شک غوطه ور شدن در انبوهی از یادداشت های مختلف در مورد پروژه های مختلف راضی کننده نیست. با سیستم ها و ابزارهای مختلف، می توانید سازماندهی شده بمانید. به این ترتیب، همیشه می توانید اسناد و برنامه هایی را پیدا کنید که مربوط به یک پروژه یا مشتری خاص هستند.

همچنین باید به برنامه ها و لیست کارهای هر پروژه دسترسی آسان داشته باشید.

10. انتظارات آنها از شما را مدیریت کنید

آخرین راه حل در مدیریت پروژه هایتان مدیریت انتظاراتی است که از شما دارند.

گاهی اوقات کار و کار زیادی روی سرتان می افتد و بین چند پروژه گیر می کنید. مواقعی وجود دارد که نمی توانید تمام کارهای سفارشی را برای دیگران انجام دهید. در چنین مواردی، به مشتری یا مدیر اطلاع دهید که چه زمانی در دسترس هستید و چه زمانی قصد دارید پروژه ها را تکمیل کنید.

اگر به هر دلیلی نتوانستید به تعهدات خود عمل کنید، باید در اسرع وقت به افراد ذی‌نفع اطلاع دهید و زمان تخمینی جبران خسارت و پایان پروژه را به آنها بگویید این رفتار به مشتریان این امکان را می دهد که با شما در ارتباط باشند و در عین حال بدانند که از شما چه انتظاری دارند.

اگر در پیشبرد پروژه های خود از این 10 استراتژی به خوبی استفاده کنید، استرس کمتری خواهید داشت و می توانید چندین پروژه را در بازه زمانی مشخص با موفقیت به پایان برسانید.

اگرچه امروزه انجام چندوظیفه ای توصیه نمی شود، اما در دسته کارهایی قرار می گیرد که نباید انجام دهیم، در حالی که کار بر روی چندین پروژه به طور همزمان گاهی اجتناب ناپذیر است. اگر پیشنهاد دیگری برای تکمیل این لیست دارید، لطفاً به ما اطلاع دهید.